Quản lý, sử dụng vật tư
I. Mục đích và phạm vi áp dụng
Thủ tục quy trình được xây dựng, thực hiện và duy trì nhằm quản lý, sử dụng tốt, hiệu quả vật tư tại các đơn vị trong toàn Trường.
Hướng dẫn này áp dụng đối với các đơn vị trong Trường Cao đẳng Sơn La.
II. Văn bản pháp luật liên quan
- Luật Quản lý, sử dụng tài sản công ngày 21/6/2017.
- Nghị định số 186/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công.
- Nghị định số 127/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ quy định về phân cấp thẩm quyền quản lý nhà nước trong lĩnh vực quản lý tài sản công.
- Thông tư số 23/2023/TT-BTC ngày 25/04/2023 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao tài sản cố định.
- Nghị quyết số 88/2024/NQ-HĐND ngày 12/7/2024 của Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La về thẩm quyền quyết định mua sắm hàng hóa, dịch vụ.
- Nghị quyết số 107/2025/NQ-HĐND ngày 29/4/2025 của HĐND tỉnh Sơn La về sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một số điều tại quy định phân cấp quản lý tài sản công trên địa bàn tỉnh Sơn La.
- Quyết định số 06/QĐ-CĐSL ngày 02/01/2025 ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trường Cao đẳng Sơn La.
- Quyết định số 1032/QĐ-CĐSL ngày 27/10/2025 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Sơn La về ban hành Quy định về công tác quản lý, sử dụng, bảo trì, bảo dưỡng máy móc, vật tư, thiết bị và các phòng thí nghiệm - thực hành phục vụ đào tạo.
- Văn bản hướng dẫn của Sở Tài chính.
- Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị hiện hành.
III. Từ viết tắt và giải thích từ ngữ
Từ viết tắt
- HCQT: Hành chính - Quản trị
- ĐV: Đơn vị
IV. Giải thích từ ngữ
Không có.
V. Lưu đồ công việc
08 bước thực hiện
V. Nội dung thực hiện
Quản lý, sử dụng vật tư
Lập kế hoạch sử dụng vật tư
Căn cứ định mức sử dụng vật tư đối với từng chương trình đào tạo đã được Hiệu trưởng phê duyệt đối với các khoa và căn cứ điều kiện thực tế, báo cáo nhu cầu được phê duyệt đối với các phòng, trung tâm, các đơn vị xây dựng kế hoạch sử dụng vật tư.
Thời hạn hoàn thành trước 15 ngày kể từ ngày bắt đầu kỳ học đối với các khoa hoặc ngày bắt đầu sử dụng đối với các phòng, trung tâm.
Đề nghị và thực hiện mua sắm vật tư
Việc đề nghị và thực hiện mua sắm vật tư được thực hiện theo thủ tục quy trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ phục vụ chi thường xuyên.
Nhập sổ theo dõi vật tư
Đối với vật tư từ mua sắm, ngay sau khi được mua về, Nhà trường nghiệm thu, bàn giao vật tư cho đơn vị. Chậm nhất 01 ngày sau khi nhận vật tư, đơn vị phải nhập sổ theo đúng mẫu và đầy đủ thông tin.
Đơn vị tự bố trí nơi bảo quản vật tư theo đúng quy định.
Đối với vật tư từ quá trình giao cho đơn vị, cá nhân sử dụng không hết ở giai đoạn trước đó, đơn vị thực hiện nhập lại và theo dõi trong sổ vật tư.
Yêu cầu xuất vật tư
Người có nhu cầu sử dụng vật tư lập yêu cầu xuất vật tư theo mẫu kèm theo, trước thời điểm sử dụng vật tư 03 ngày.
Xem xét và phê duyệt phiếu yêu cầu
Phiếu yêu cầu xuất vật tư được xem xét và phê duyệt chậm nhất 01 ngày kể từ ngày nhận phiếu yêu cầu.
Trường hợp chưa phù hợp, không phê duyệt thì yêu cầu cá nhân điều chỉnh và phê duyệt lại trong ngày.
Theo dõi, báo cáo sử dụng vật tư
Đơn vị cập nhật, theo dõi vật tư vào sổ theo dõi và lưu giữ hồ sơ xuất vật tư.
Đơn vị lập báo cáo sử dụng vật tư gửi Phòng Hành chính - Quản trị hằng năm, chậm nhất 07 ngày trước ngày kết thúc kỳ học.
Tổng hợp, báo cáo sử dụng vật tư
Phòng HCQT tổng hợp báo cáo sử dụng vật tư chậm nhất 07 ngày kể từ ngày nhận báo cáo từ các đơn vị.
Lưu hồ sơ
Các hồ sơ được lưu trữ tại đơn vị/khoa và tại Phòng HCQT trong thời hạn 5 năm.
VI. Biểu mẫu sử dụng
| STT | Tên mẫu biểu | Mã hóa | Thời gian lưu tối thiểu | Nơi lưu |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Phiếu yêu cầu nhập/xuất vật tư | HS/7.1.3C/01/P.HCQT | 5 năm | Đơn vị quản lý vật tư |
| 2 | Sổ theo dõi vật tư | HS/7.1.3C/02/P.HCQT | 5 năm | Đơn vị quản lý vật tư |