Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Quản trị

I. Công tác Tổng hợp - Hành chính

1. Công tác tổng hợp

• Tham mưu cho Hiệu trưởng, chủ trì xây dựng các kế hoạch hằng năm của nhà trường; thực hiện công tác thống kê về các lĩnh vực hoạt động của nhà trường, trình Hiệu trưởng phê duyệt và báo cáo cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.
• Tổng hợp thông tin trong trường, đảm bảo phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình thực hiện nhiệm vụ được UBND tỉnh giao theo kế hoạch và nhiệm vụ đột xuất.
• Theo dõi, đôn đốc các đơn vị trong nhà trường thực hiện kế hoạch công tác, quyết định, thông báo, phiếu giao nhiệm vụ và các văn bản chỉ đạo, điều hành của Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng.
• Hằng tháng, quý, 6 tháng và cả năm, lập danh sách các đơn vị, cá nhân không hoàn thành hoặc hoàn thành không đúng hạn các quyết định quản lý, trình Hội đồng Thi đua - Khen thưởng nhà trường xem xét, quyết định.
• Chuẩn bị các báo cáo định kỳ theo tuần, tháng, quý, 6 tháng, tổng kết năm và các báo cáo đột xuất; soạn thảo các văn bản chỉ đạo, điều hành công việc chung của trường.
• Chủ trì thực hiện việc tổng hợp, xây dựng báo cáo sơ kết 6 tháng, tổng kết năm tài chính, năm học về các hoạt động chung của trường, trình Hiệu trưởng phê duyệt và gửi cấp có thẩm quyền.

2. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

• Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và thực hiện chế độ báo cáo đúng quy định.
• Thiết lập danh mục hồ sơ của nhà trường, của từng đơn vị và thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định.
• Chỉnh lý tài liệu, hoàn thiện hồ sơ lưu trữ, đảm bảo khoa học, đầy đủ và đúng quy định.
• Quản lý, tổ chức đánh máy, in sao các loại văn bản, tài liệu theo quy chế; chứng thực, sao lục công văn, văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ hành chính của cán bộ, HSSV và của trường theo quy định.
• Duy trì nề nếp làm việc toàn trường thông qua lịch công tác, lịch họp, chương trình công tác; chuẩn bị điều kiện cho lãnh đạo và cán bộ, viên chức đi công tác.
• Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc chấp hành quy chế, kỷ luật lao động đối với các đơn vị, cán bộ, viên chức trong trường.
• Chủ trì, phối hợp thực hiện mua sắm văn phòng phẩm phục vụ công tác chung của toàn trường.
• Quản lý, điều phối xe ô tô phục vụ công tác và lãnh đạo; cấp giấy tờ hành chính; quản lý, sử dụng con dấu và tài liệu của trường theo quy định.
• Tổ chức lễ tân, tiếp khách của lãnh đạo trường; đảm bảo điều kiện tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện.
• Triển khai công tác hành chính điện tử trong toàn trường.
• Quản lý các phòng họp, phòng truyền thống; tổ chức khai thác dịch vụ nhà khách nếu có.
• Xây dựng và thực hiện kế hoạch giúp đỡ xã khó khăn theo quyết định của UBND tỉnh.
• Chủ trì, phối hợp thực hiện trang trí, khánh tiết như ma-két, băng rôn, khẩu hiệu tuyên truyền cho các sự kiện của nhà trường.

3. Công tác thông tin - tuyên truyền

Chủ trì lập kế hoạch, danh mục nội dung tuyên truyền trong năm học; đảm bảo công tác tuyên truyền, quảng bá hình ảnh nhà trường được thực hiện đồng bộ, phù hợp với nhiệm vụ chính trị, hoạt động đào tạo và các sự kiện của nhà trường.

• Tuyên truyền các ngày lễ lớn trong năm thông qua hệ thống bảng tuyên truyền tại khu vực cổng trường.
• Thực hiện các bảng tuyên truyền trong khuôn viên trường về phòng cháy chữa cháy, an toàn giao thông, môi trường và quảng bá hình ảnh nhà trường.
• Thiết kế, in ấn và triển khai poster tuyên truyền về dạy học, chủ trương của Đảng, phòng chống tệ nạn xã hội, hợp tác quốc tế, thanh niên tình nguyện và các nội dung liên quan.

• Chỉnh trang bảng biểu của các đơn vị trong trường.
• Chỉnh trang, cập nhật hệ thống bảng tên các phòng họp khi cần thiết.
• Cập nhật thẻ cán bộ, viên chức; biển tên bàn lãnh đạo và các nội dung nhận diện liên quan.
• Chỉnh trang hệ thống cờ phướn, băng rôn, khẩu hiệu trong khuôn viên nhà trường.
• Đảm bảo in ấn các loại phong bì, file tài liệu có nhận diện hình ảnh nhà trường.
• Thực hiện trang trí khánh tiết theo kế hoạch, chương trình và các sự kiện được phân công.
• Quảng bá hình ảnh nhà trường qua báo chí, đài truyền hình trong tỉnh, ngoài tỉnh và trung ương khi có yêu cầu.

II. Công tác Quản trị

1. Quản trị, quản lý tài sản, trang thiết bị

• Xây dựng và tổ chức thực hiện công tác quản lý, sử dụng tài sản, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ; thực hiện các hoạt động mua sắm, thanh lý, điều chuyển tài sản theo quy định.
• Tổ chức nhập, xuất, bàn giao tài sản; mở sổ, thẻ tài sản; kiểm kê định kỳ; quản lý cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và cơ sở dữ liệu.
• Quản lý đất đai, nhà làm việc, giảng đường, thiết bị dạy học, nội thất, hệ thống điện nước, cảnh quan và môi trường.
• Lập kế hoạch tu sửa, sửa chữa lớn, sửa chữa nhỏ cơ sở vật chất; phát triển thiết bị phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học.
• Thực hiện mua sắm, sửa chữa, bảo trì thiết bị phục vụ đào tạo, hành chính văn phòng; theo dõi, giám sát thi công và nghiệm thu theo quy định.
• Kiểm tra, tổng hợp, xây dựng quy định về bảo trì, mua sắm thiết bị kỹ thuật nhằm hỗ trợ các đơn vị trong trường.
• Giám sát thi công, sửa chữa, nâng cấp thiết bị công nghệ của trường.
• Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường và giám sát các dịch vụ được giao.
• Thực hiện kê khai, báo cáo tăng giảm tài sản; công khai công tác quản lý tài sản theo quy định.

2. Quản lý hạ tầng công nghệ thông tin, cơ sở dữ liệu

• Đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin hoạt động thông suốt, ổn định và dữ liệu được quản lý an toàn.
• Quản trị website nhà trường; tham mưu kiện toàn Ban Biên tập và điều chỉnh quy chế hoạt động của website.
• Cập nhật, đăng tải thông tin trên website trường và website của các đơn vị trực thuộc theo quy định.
• Chủ trì thiết lập hồ sơ minh chứng, xây dựng báo cáo về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác điều hành nhà trường.

3. An ninh, trật tự và phòng chống tội phạm

• Tham mưu xây dựng quy định, kế hoạch và các văn bản liên quan đến công tác an ninh, trật tự, phòng chống tội phạm trong nhà trường.
• Phối hợp triển khai thực hiện các nhiệm vụ về an ninh, trật tự; tổng hợp số liệu và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định.
• Thiết lập, lưu trữ hồ sơ minh chứng liên quan đến công tác an ninh, trật tự và phòng chống tội phạm.

4. Phòng chống thiên tai

• Tham mưu xây dựng các văn bản, quy định, kế hoạch liên quan đến công tác phòng chống thiên tai.
• Tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ phòng chống thiên tai; tổng hợp số liệu và báo cáo theo quy định.
• Thiết lập, lưu trữ hồ sơ minh chứng về công tác phòng chống thiên tai của nhà trường.

5. Phòng cháy, chữa cháy và cứu hộ, cứu nạn

• Tham mưu xây dựng văn bản, quy định, kế hoạch về công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu hộ, cứu nạn.
• Phối hợp tổ chức thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, cứu hộ, cứu nạn; tổng hợp và báo cáo theo quy định.
• Thiết lập, lưu trữ hồ sơ minh chứng về công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu hộ, cứu nạn.

6. Nhiệm vụ phối hợp

• Phối hợp với Phòng Kế hoạch - Tài chính tổ chức đấu thầu, đấu giá và khai thác dịch vụ cho thuê theo quy định.
• Phối hợp thực hiện các công việc liên quan đến xây dựng cơ bản của nhà trường.
• Phối hợp với Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng cập nhật, bổ sung các văn bản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được giao.

III. Nhiệm vụ khác

• Thiết lập hệ thống đảm bảo chất lượng; lập kế hoạch thực hiện và báo cáo kết quả hằng năm theo quy định.
• Thiết lập, lưu trữ và nộp hồ sơ theo quy định.
• Thường xuyên hoặc định kỳ kiểm tra, rà soát các nhiệm vụ đã được giao.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Hiệu trưởng.